Le contexte de la crise sanitaire en cours nous a invité à revoir nos modes de formation orientées Soft Skills et à proposer à nos clients des solutions pour former les collaborateurs à distance.
Conformément à l’arrêté du 15 mars 2020 portant diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus covid-19, le Ministère du Travail a informé les organismes de formation qu’ils pouvaient continuer les formations dès lors qu’elles sont organisées à distance. Cette crise a considérablement accéléré le développement des formations à distance, poussée notamment par l’aide à la formation du Fonds National de l’Emploi (FNE-Formation).
De plus, beaucoup d’entreprises qui hésitaient encore à passer au télétravail ont été contraintes d’évoluer rapidement et de constater que le travail à distance fonctionne, avec évidemment des ajustements organisationnels et managériaux. Se former à distance est devenu « envisageable ».
Ce nouveau paradigme représente donc une opportunité importante à saisir mais pas à n’importe quel prix.
Améliorer ses soft skills à distance, c’est possible !
En tant que spécialistes des « soft skills », nous nous sommes posés des questions de fond quant à la transformation de nos formations aux compétences comportementales, où l’aspect présentiel apporte énormément d’informations (regard, posture, gestuelle, expressions du visage, etc.). Dès lors, il était capital de ne pas rogner sur la qualité des formations, de ne pas céder à la « gadgétisation » et surtout de rester alignés sur nos valeurs humanistes et notre raison d’être : construire un monde du travail collaboratif, apaisé et foncièrement positif, avec la qualité de la relation comme moteur de bien-être et de performance.
Passer du présentiel au distanciel demande une certaine agilité. Il nous a fallu :
- Repenser la formation à distance ;
- Transposer ce qui peut l’être ;
- Transformer ce qui le nécessite ;
- Séquencer différemment.
Toutes ces tâches s’appréhendent au regard des caractéristiques et des fonctionnalités des outils digitaux à disposition qu’il faut tester, en tenant compte des solutions choisies par nos clients. Nous avons donc mis en place une cellule de veille et de tests pour ce faire.
Les bons outils pour former à distance
Aujourd’hui, nous utilisons principalement 2 outils : Zoom et Webex Training de Cisco.
Zoom est intuitif, facile à prendre en main et la qualité du son et de la vidéo est excellente, ce qui représente un atout considérable dans le cadre de formations aux compétences comportementales. Il permet en plus de créer des sous-groupes (ou sessions scindées) avec utilisation de la caméra, particulièrement efficaces et utiles dans le cadre de mises en situation en trio (un participant mène l’exercice, un autre lui donne la réplique, le troisième observe et analyse).
Webex Training est très pertinent également pour nous par certaines de ses fonctionnalités. Le partage de documents avec navigateur de miniatures par colonne inclus au sein du logiciel se révèle être un tableau de bord facilitateur et performant d’une session de formation.
Ce qui manque encore pour en faire l’outil parfait est :
- L’affichage des miniatures vidéo en réunion plénière (6 miniatures au maximum) ;
- Et la possibilité d’utiliser les caméras durant les sessions en sous-groupes.
Cisco développe actuellement l’inclusion de certaines fonctionnalités de leur logiciel Training dans Meetings afin, notamment, de proposer des sessions scindées avec utilisation de la caméra (courant 2020).
Se former à la formation à distance !
Afin de nous assurer de déployer des formations centrées sur la qualité de l’apprentissage des participants, nous avons développé un plan de formation en interne pour accompagner les formateurs à la prise en main de ces logiciels, mené par un facilitateur digital.
Il a pour responsabilité de :
- Effectuer la veille technologique ;
- Préparer des présentations de ces outils pour en faciliter l’utilisation ;
- Former les formateurs Gordon Crossings aux outils ;
- Être présent en tant que support technique à l’ouverture des sessions de formation, puis d’astreinte pour assurer un dépannage si besoin ;
- Préparer et animer un Café Digital en interne ;
- Être en contact avec les clients pour faciliter le déploiement des formations à distance.
Premières formations 100% à distance, et premiers retours d’expérience
Nos premières sessions de formation en classe virtuelle par visioconférence nous ont permis d’établir 2 constats :
- Les participants nous ont fait des retours très positifs sur la qualité des premières formations-tests ;
- L’organisation de la formation et la gestion du temps sont les 2 changements importants à prendre en compte entre le présentiel et le distanciel.
L’organisation est également très fortement influencée par la temporalité de la formation à distance, bien différente de celle des formations en présentiel.
Il faut prendre en compte le temps de la prise en main et des tests, le temps de la formation aux différents outils, le temps de préparation/transformation des formations, le temps de connexion des participants, la gestion des arrivées prématurées et/ou tardives. Et ce, sans compter sur le fait qu’une formation à distance n’est pas une formation en présentiel « passée en distanciel » : il faut savoir qu’une demi-journée de formation à distance équivaut à une journée de formation en présentiel en raison de l’attention continue qu’elle demande vis à vis des participants autant que des formateurs. C’est une information importante à prendre en compte dans le séquençage du scénario pédagogique.
Les premières remontées des participants nous montrent que 2 modes de formation à distance peuvent coexister :
- Un séquençage en plusieurs parties courtes et espacées dans le temps pour conserver l’adéquation du temps d’apprentissage et d’ancrage nécessaires à certaines thématiques tout en respectant le besoin des participants en termes d’attention ;
- Un séquençage semblable au présentiel à la demande des participants qui souhaitent se couper de leurs tâches professionnelles le temps de la formation afin de rester concentrés sur leurs objectifs d’apprentissage.
Nous proposons ces 2 modes à nos clients en fonction de leurs besoins, de leurs disponibilités et de l’adéquation avec le mode pédagogique le plus pertinent.
Les feedbacks des participants et des formateurs nous invitent à continuer dans cette voie. Les formations à distance que nous avons menées répondent positivement à nos préoccupations de départ.
Une nouvelle façon de se former aux soft skills
Oui, il est désormais possible de former à distance aux problématiques « soft skills », à condition de :
- Bien penser le dispositif dans sa mutation ;
- Préparer en amont et en lien étroit avec les clients ;
- Utiliser toutes les ressources techniques et créatives pour transformer ce qui pourrait être un cours magistral en formation apprenante et interactive ;
- Se centrer simplement sur son socle de compétences et de savoir-faire pour rester efficace.
Toujours en gardant le focus sur la garantie de la qualité de la formation, nous avons organisé des groupes de travail afin d’opérer les mutations nécessaires à l’animation de nos formations à distance. Dans le cadre de ce nouveau paradigme, nous avons également créé de nouveaux parcours de formation en inter-entreprise. Dans ces parcours de formation composé de trois modules indépendants, disponible à la carte et tous en classe virtuelle, nous vous proposons de renforcer vos compétences professionnelles de manager en intégrant pleinement la dimension distancielle et de maximiser votre efficacité relationnelle dans un contexte de télétravail.